En el trabajo, gran parte de nuestra comunicación digital se realiza a través del correo electrónico. Y organizar su bandeja de entrada de correo electrónico puede ser clave para mejorar la productividad. Esto se debe a que con los correos electrónicos organizados, no perderá ningún correo electrónico y los encontrará fácilmente cuando los necesite. Por lo tanto, si desea que su trabajo esté más organizado y dedique menos tiempo a buscar correos electrónicos con archivos importantes, consulte estos 10 consejos para mantener su bandeja de entrada de correo electrónico limpia y organizada.
Reglas de configuración, filtros o etiquetas
Actualmente, todos los programas de correo electrónico tienen reglas, filtros o un sistema de etiquetado que le permite mover y organizar los correos electrónicos entrantes. Utiliza estos recursos que existen precisamente para organizar tu correo electrónico y acceder y hacer visible lo primero que es más importante. A continuación hay algunas reglas sugeridas que le sugerimos que pruebe primero.
- Organice sus correos electrónicos más importantes y menos importantes en carpetas separadas.
- Resalte o establezca la prioridad para ciertas direcciones. Por ejemplo, se puede crear una regla para resaltar cualquier usuario en su libreta de direcciones.
- Filtre las palabras comunes de spam que llegan a su bandeja de entrada, como los correos electrónicos de los anuncios de las tiendas.
- En los programas que admiten estas reglas, marque los mensajes que no son importantes para mantener limpia su bandeja de entrada y evitar que se sienta abrumado al abrir su correo electrónico cuando llegue al trabajo por la mañana.
- Si recibe mucho spam, filtre su correo electrónico.
No tengas miedo de borrar
Después de leer el correo electrónico, si es posible, elimínelo. No lo guarde para más tarde ni lo mueva a una carpeta para revisarlo más tarde. Si no puede tomar medidas en el correo electrónico, delegarlo a otra persona o posponerlo hasta más tarde ese día, elimínelo. No todos los correos electrónicos necesitan una respuesta, y no hay razón para guardar correos electrónicos que luego se eliminarán.
Respuestas automáticas, frecuentes y rápidas
Si se encuentra usando la misma respuesta varias veces, considere crear una lista de respuestas frecuentes que pueda copiar y pegar. O intente usar una herramienta como una de las que se enumeran a continuación para ayudarlo a responder a estos correos electrónicos aún más rápido.
Texto rápido de Thunderbird - Fantástico complemento de correo electrónico de Mozilla Thunderbird.
Textos de Lifehacker - Herramienta de secuencias de comandos sencilla, que se puede utilizar en cualquier lugar de Windows, incluido el correo electrónico.
AutoHotkey - Otra gran herramienta, aunque mucho más avanzada. Sin embargo, esta herramienta se puede utilizar para automatizar cualquier cosa en la computadora.
Mantenlo simple
Las personas a menudo complican sus correos electrónicos al crear docenas de carpetas diferentes para ayudar a organizar las cosas. Mantenerlo simple, sin docenas de carpetas diferentes para organizar su correo electrónico, es mucho más útil.
Si no hay forma de evitar la necesidad de carpetas, use reglas para filtrar sus mensajes. Las carpetas pueden ahorrar horas de trabajo dedicadas a organizar cada correo electrónico que recibe.
Siempre da respuestas cortas
Cuando responda a cualquiera de sus correos electrónicos, trate de mantener la respuesta lo más breve posible y no dedique demasiado tiempo a un correo electrónico individual. Le sugerimos que no dedique más de cinco minutos a un solo correo electrónico y evite las respuestas que superen los tres párrafos.
Su correo electrónico no es un calendario o una lista de tareas
A menudo, la bandeja de entrada de una persona está llena porque la trata como un calendario de cosas que debe hacer. No utilice su correo electrónico para esto. Tenga un programa o documento de texto separado que mantenga una lista de las cosas que debe hacer o realice un seguimiento de su calendario de eventos.
Sugerimos utilizar un servicio específico para organizar una lista de tareas pendientes y un calendario, como google Keep, que le permite guardar información rápida, ya sean ideas, listas de tareas, mandados, directorio telefónico, direcciones o enlaces. Además, tiene una función que convierte una grabación de audio en una nota, lo que hace que tu vida sea mucho más fácil cuando necesitas anotar un recordatorio pero tienes las manos ocupadas.
El servicio es totalmente en línea y sincronizado, por lo que puede acceder a su información desde cualquier computadora, puede usar una extensión para Google Chrome e incluso puede acceder desde su teléfono inteligente o tableta. Simplemente inicie sesión en el servicio con su cuenta de Google y tendrá un gran organizador.
Darse de baja de newsletters y desactivar notificaciones
Si bien es posible que haya tenido buenas intenciones al suscribirse a un boletín informativo u otra lista de correo electrónico, a menudo distraen y saturan su correo electrónico. Darse de baja de cualquier newsletter que no necesites.
Lo mismo ocurre con las notificaciones de sitios de redes sociales como Facebook, MySpace y Twitter que puede estar recibiendo en su correo electrónico. Desactive todas las notificaciones sobre publicaciones realizadas en su muro, nuevos amigos o seguidores, que saturan su bandeja de entrada y lo distraen. En Facebook, debes ir a Ajustes > Notificaciones > Correo y desmarcar las opciones.
En Twitter, ve a Configuración y privacidad > Notificaciones por correo electrónico y desmarca las opciones. Cuando haya terminado, haga clic en "Ahorrar";
no respondas al spam
Si el spam supera su protección o las reglas nunca responden; simplemente borre el mensaje.
No te obsesiones con el correo electrónico
Intente leer sus correos electrónicos al menos una vez al día para mantener las cosas actualizadas, según la cantidad de correo electrónico que reciba.
Sin embargo, no vivas para tu correo electrónico. Cree un cronograma en el que revise su correo electrónico a intervalos regulares y luego ignórelo cada dos veces. Si tiene notificaciones sobre nuevos correos electrónicos entrantes, desactívelas o cierre su programa de correo electrónico o página web de correo electrónico.
Eliminar algunos más
Finalmente, si después de seguir todos los pasos anteriores, todavía tiene correos electrónicos con semanas de retraso, elimínelos. Si tiene dificultades para eliminar correos electrónicos, cree una carpeta y mueva todos los correos electrónicos antiguos a esa carpeta. Después de algunas semanas, el correo electrónico se vuelve demasiado antiguo para una respuesta.
También recomendamos usar Gmail, que organiza automáticamente los correos electrónicos por prioridad. Además, puede ingresar correos electrónicos de otras cuentas en Gmail, tal como lo haría con Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird.
